Senior Ambassador ( Reception Supervisor)

Sr Ambassador heeft van nature een verantwoordelijkheidsgevoel en neemt graag de leiding over een team om ervoor te zorgen dat elke taak volgens standaarden en procedures is uitgevoerd.

Je hebt een uitgesproken sprankelende persoonlijkheid, is open-minded, extravert , oog voor detail / perfectie en een specialist in gastvrijheid. Je vertegenwoordigt niet alleen Frame21, maar ook al onze bewoners.

Sr AM21 handelt volgens bovenstaande waarden, draagt het Frame21- DNA en reflecteert dit in het dagelijkse leven van FR21. Je neemt initiatief en zorgt voor een natuurlijke relatie met de bewoners / bezoekers.

Sr AM21 speelt een essentiële rol in het leveren van onze klantendiensten volgens de verwachtingen van onze bewoners, prospecten en leveranciers. In samenwerking met het team van ambassadors, verzekert de Sr AM21 dat we streven naar een WOW service en we altijd proberen de verwachtingen te overtreffen.

De Sr AM21 is verantwoordelijk voor de eerste indruk van onze bezoekers. Waarbij we hen het gevoel moeten geven dat zij ook deel willen uitmaken van onze Frame21 Community. “You only have one chance “

Je kijkt, luistert en anticipeert in jouw habitat ten behoeve van de bewoners en bezoekers.

WE LOVE YOUR SMILE 

Dat is jouw doelstelling. Elk service / verwelkoming wordt met een grote lach gedaan en wij houden ervan dat onze bewoners / bezoekers lachen !

Van verwondering, van appreciatie, van jouw lach, van de FR21 sfeer, van een succes ….

• Superviseert onze Ambassadors in hun dagdagelijkse taken waarbij de Sr AM verantwoordelijk is voor het dagdagelijkse beheer van de operationele en administratieve taken aan de receptie van het business center.
• Brengt dagelijkse structuur en opvolging in het takenpakket van de Ambassadors volgens de prioriteiten van de dag.
• Rechtstreekse communicatie met Business Manager over het beheer van de operationele en administratieve taken.
• Eerste contact punt voor onze bewoners over operationele en administratieve vragen en feedback.

• Rechterhand van Business Manager in administratieve ondersteuning : • Sales Support – in sales administratieve taken : aanmaken & verwerken van offertes en contracten, registeren van contactgegevens in CRM Afas, alle databanken updaten, mailings lanceren / opvolgen, templates uitwerken, Social Club events organiseren / operationeel verzorgen / aantrekken van onze bewoners naar onze evenementen, bijdragen tot onze bruisende community, Social Media ondersteuning , ondersteuning tijdens evenementen bij opbouw / afbouw / service, …. met commerciële flair.
• Bijdrage aan de omzet & marges van het business center door opportuniteiten te identificeren, actief te zoeken naar mogelijkheden voor upselling / cross selling.
• Verzekeren dat alle diensten en producten juist zijn aangerekend per bewoner & worden geregistreerd in het Afas (facturatie systeem) op dagelijkse basis, waarbij de maandelijkse facturatie foutloos & vlekkeloos verloopt.

• Eerste WOW indruk : eerste contact van al onze bezoekers en bewoners & afleveren van professionele en vriendelijke service met een ‘big smile’.
• Je kent de verjaardagen, favoriete koffie, welke krant / magazine hij / zij leest …. Dit alles met alles doelstelling om de service naar onze klanten te optimaliseren en continue te doelen voor WOW service. Dit reflecteert zich ook in een modebewuste, representatieve en trendy dresscode.
• AM21 is stressbestendig , flexibel, open-minded en kan zijn/haar prioriteiten aanpassen aan de inkomende vragen van onze bewoners : hulp bij boeken van vergaderzalen, voorbereiden van inhuizen van nieuwe bewoners, oplossing zoeken of aanreiken bij basis technische problemen, kantoren inrichten / verhuizen om aan de bewoners wensen te voldoen, voorzien van catering bij bezoekers, verwelkoming met koffie & local biscuit, hulp bij administratieve taken, ….
• WOW services aanbieden door het business center altijd in perfecte status te zetten door properheid te behouden, mooie verzorgde uitstraling, geen rommel, clean desk – het begint bij je eigen werkplek, en alle ruimtes (kantoren, vergaderzalen, dagkantoren, flex boxen,…. ) staan altijd klaar voor gebruik.
• AM21 ontneemt de zorgen van onze bewoners door dagelijks de post te leveren, hun telefoons te beantwoorden in naam van hun bedrijf, kantoorbenodigdheden te bestellen, klaarzetten van hun vergaderruimtes, boeken van de gevraagde vergaderruimtes, …. Met als doelstelling dat onze bewoners zich enkel kunnen concentreren op hun core business.

• Al onze bewoners & bezoekers te allen tijde kunnen bijstaan bij enige vragen, nood aan assistentie of vraag naar advies. Daarvoor moet de AM21 onze producten en diensten kunnen uitleggen en verkopen om alle diensten op exceptionele en tijdige manier te kunnen verzorgen.
• Ten allen tijde is de AM21 professioneel en altijd op zoek naar onze klanten tevredenheid door telkens de verwachtingen te overtreffen.
• Verstrekken van imago en een service van een 5-sterren business center door altijd service te bieden met een glimlach, onze bewoners / bezoekers sprankelend te begroeten, duidelijke & efficiënte communicatie te hanteren, trots te zijn op het 5-sterren business center look & feel die te allen tijde spic & span is en een huissfeer te creëren waar iedereen graag komt werken.‘Evoke 5 Senses’ = Frame21 DNA
• Bij FR21 prikkelen we alle zintuigen door muziek, huisparfum, look & feel interieur, koffie & local biscuit aan te bieden bij aankomst,…. AM21 is verantwoordelijk voor de continuïteit en perfectie van het naleven van onze DNA.
• Foodconcept – met team Ambassadors zorgen voor aanvulling van frigowanden met lunch & dranken.